Inbrengen van activa in Exact

Het inbrengen van activa in Exact Globe is goed te doen, maar kent een paar specifieke aandachtspunten.

De structuur van de activamodule

• Een activum is gekoppeld aan een activumgroep
• De activumgroep bepaalt de investeringsrekening en de rekeningen waarop afgeschreven wordt
• Aan een activum kun je een artikel koppelen, voor verdere uitsplitsing
• Een activum wordt in de database van Exact weggeschreven als serienummer (onder het gekozen artikel)

Met terugwerkende kracht

Moet de administratie met terugwerkende kracht worden ingericht, dus moeten bestaande activa meelopen in de toekomstige afschrijvingen? Dan moeten ze financieel gekoppeld worden aan een activum. Dat doe je met een memoriaalboeking. Let daarbij op het volgende:

• De gebruikte rekeningen moeten overeenkomen met de rekeningen in de activumgroep
• Het gebruikte artikel moet overeenkomen met het artikel dat aan het activum gekoppeld is
• Maak je één grote memoriaalboeking, gebruik dan per activum (investering, cumulatieve afschrijving, tussenrekening) dezelfde unieke "onze referentie"
• Is de investeringsdatum gesloten, neem dan de laatste dag van de vorige maand en pas na de boeking de investeringsdatum in het activum weer aan

Exact kan de beginstanden ook functioneel inbrengen, maar maakt dan feitelijk een vergelijkbare boeking. Bij grote organisaties worden de boekingen vaak geïmporteerd; daarom is het nodig de functionele methode te kennen.

Voldoe je aan deze voorwaarden, dan is het activum financieel gekoppeld en kan de toekomstige afschrijvingstabel berekend worden. Bij lineaire afschrijving berekent Exact het afschrijvingsbedrag per periode en herhaalt het dat na de startdatum, tot de boekwaarde gelijk is aan de restwaarde.